Backlogをプロジェクトに導入する時に最初にする事

追記:2009/05/20
Backlogの開発ブログに紹介されちゃいました(・∀・)/

導入TIPS:”Backlogをプロジェクトに導入する時に最初にする事” | Backlog開発者ブログ


先日、ついにBacklogの無料コースから、有料コースに変更。
プレミアムコースです。

  • ユーザー、プロジェクトが無制限
  • ガントチャート、バーンダウンチャートが使える!
    バーンダウンチャート
  • ファイル共有/Subversionの容量が1GB!

何でコース変更したかというと、今抱えてる携帯サイトの案件のスケジュールがタイトなのと、
頻繁なソースコードのやりとりが発生しそうになったからです。
これはBacklog&Subversionの出番だなと。

初めての新しいシステムを使ってもらうために敷居を下げる工夫

それでこっちでBacklogを用意してプロジェクトを設定したのですが、
その時に僕なりに気をつけたり配慮してみたりした事を書いてみます。

  1. スペース画像を「おもてなし系なオリジナル画像」に変更
  2. ユーザー登録はいろんな人を巻き込む
  3. ユーザー登録のアイコンはできるだけ変なのを選ぶ
  4. 新プロジェクトで一番最初に作る課題は『この課題にコメントしてください』
  5. 雰囲気作り(できるだけ絵文字を意識して使う)
  6. (わざと)うっかり間違ってみる

1.スペース画像を「おもてなし系なオリジナル画像」に変更

Backlogを登録すると一番左上にある画像です。
backlog_logo

デフォルトだと標準画像になってます。
この画像は管理画面の「スペースの編集」からオリジナル画像に変更できます。

普通ならば利用会社のロゴ画像などが一般的でしょう。

しかし、この画像は関係者さんたちに毎日見てもらうページになります。
なので、見てもらうという気持ちを込めた画像にしてみるのもいいと思います。

backlog_logo2
弊社のスペース画像は「おつかれさま!」という気持ちを込めた画像にしてみました。
この画像を作るのがBacklog利用時の一番最初の作業でした。

2.ユーザー登録はいろんな人を巻き込む

打ち合せに参加した人で、直接担当じゃない人も登録して、どんな風にプロジェクトを進行してもらうかを共有してもらいます。
これにはもう一つ狙いがあって、「Backlogという未知のツール」の使い方を学習してもらう点にあります。
次回以降のプロジェクトでの利用もスムーズになります。(きっと)

3.ユーザー登録のアイコンはできるだけ変なのを選ぶ

管理者が新規ユーザーを登録する際、そのユーザーのアイコンを設定します。
普通はデフォルト画像のままにして、後でユーザーに変更してもらう事が多いと思います。
それだとユーザーにbacklogに触れて慣れてもらう/楽しんでもらう事を促す機会を逃がしてしまいます。

なので、ここはあえて変なアイコンを適当に選びます!

backlog_icon

できれば、ログイン時に「このアイコンは変更したい!」と思わせるぐらいのが良いと思います(笑
後述しますが、後々「アイコン変更する課題」を登録して促すのもいいと思います。

Backlogのアイコン機能 | Backlog開発者ブログ」でも紹介されてように、オリジナル画像のアイコンが増えると賑わってた感じが出てきます。

また、Backlogのアイコン機能 | Backlog開発者ブログによると新しいアイコンが登場する予定だそうです!

次回のリリースでは「プログラマー男子」や「お疲れサラリーマン」「秘書」など40個のアイコンが追加で登場します。お楽しみに!

追記)
バックログの新しいアイコンが追加されました。
バックログの新しいアイコン
キャラクターはいいですねー。
名称は気にせず、そのユーザーさんに近い雰囲気のアイコンを選んでしまいますね。

4.新プロジェクトで一番最初に作る課題は『この課題にコメントしてください』

ようやくBacklogの機能を使ってもらいます。
最初から「課題立てろ!」ってのは酷です。
そこでログイン確認も含めてコメント専用の課題を立てます。

backlog_kadai1

コメントしてもらう事から慣れてもらいます。
「ちょっとした掲示板みたいなもんなんだ。」という意識を持ってもらいましょう。

5.雰囲気作り(できるだけ絵文字を意識して使う)

Backlogは2008年11月のバージョンアップで絵文字機能が追加されてます。
backlog_emj2
コミュニケーションを円滑にするためにはこれを使わない手は無いですね。

ちょっとした課題もこんな感じでお願いできちゃいます。
backlog_emj

できるだけ最初の方の課題やコメントには絵文字を使い、絵文字を使ってもいいんだという雰囲気を作りますw

テキストだけのやりとりだと、微妙なニュアンスが伝えられず、誤解を招く事もあります。
せっかくのお仕事ですので、楽しい雰囲気作りのため、ぜひ絵文字も活用してみましょう。

6.(わざと)うっかり間違ってみる

Backlogみたいなツールはたくさんの人と使うので、不慣れな人はとかく緊張します。
「間違っちゃいけない」「何かやらかすかもしれない」「間違うのが怖い」

こんな風に緊張しちゃう事がないように、管理者が最初のうちに自ら間違いを犯しておきますw

backlog_emj11

ちなみに上記はわざとではなく、素でうっかり間違った例ですw
でもこんな風に「間違っても自分でフォローすればいいんだ」と手法を示す事も大事だと思います。


以上が、久々にbacklogを使う事になった僕なりに気をつけたつもりの点です。
僕も最初はこの手のグループウェアは全然わからず、緊張して使ってました。
ですが、慣れてる人と一緒に使うと「あーこういう使い方をすればいいんだ!」といろいろ勉強させてもらってきて、ようやく仕事でも使えるようになりました。
一番のコツは「慣れてる人と一緒に使ってみる」かもしれませんね。

 

Backlog導入を検討してる人、またクライアントに使ってもらおうとしてる人、Backlogだけじゃなく何か新しいツールを使う人の何かの参考になれば幸いです。

要望を言うだけ言ってみるテスト

  • スペース画像
    • プロジェクト毎にデザインを変更したい。せめてスペース画像を変更したい。
      →たくさんのプロジェクトをやってると、どのプロジェクトを開いてるかわからなくなる時があるから。
    • 利用サイズを大きくして欲しい。
      • w400*h100ぐらいまでの画像ならリサイズ無しで登録できる感じで。
        MAXでこのぐらい
      • 現状だと、 h44pxの縦横比保持で強制リサイズされる
  • 課題の種別やカテゴリのプロジェクト種別毎のパターンが欲しい
    • Web制作だったらこんな感じ(大雑把)
      • 種別
        • タスク
        • 修正依頼
        • バグ/不具合
        • 質問/確認
        • 要望
        • その他
      • カテゴリー
        • 打合関係
        • 原稿素材準備
        • デザイン作成
        • マークアップ
        • 確認・テスト
        • 公開作業
        • 検証/効果測定

余談)

こんな案件だったので導入を決定しました。

  • 納期が短い
  • 携帯サイト5-60Pのボリューム→コーディングが煩雑
  • こちら(制作側)はPHP絵文字ライブラリ+Dreamweaverテンプレートで作成
  • 公開前に先方でソースに手を加えたい
    • metaタグ周りとかログ解析周りとか(SEO対策的なのも含めて)
    • 多人数でソースを見るため、可読性を高めたい
    • 「公開時に不要なコメントタグなど消したい」 →Subversionで履歴を管理する必要性
  • クライアントの修正指示する事が自体がとても煩雑になりそう
    • 携帯の実機確認をすると改行のタイミングやセンタリングのずれなど、とても微妙な修正が多数発生する
    • 直接編集してもらってコミットしてもらった方が数倍速い。

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