5年ぐらい運営してきた勉強会「サト研(仮)」の運営方法や手順のメモを公開

福岡で一番ゆるい?勉強会のサト研(仮)がもうすぐ40回目になるのでなんとなく。

だいぶ前に、サイト研究会(仮)の主催・運営や勉強会開催のおおまかな流れをFacebookグループ内でメモっておいたので、それをざっくりメモレベルでブログにも公開しておきます。

“サト研方式”と呼んでくれる人もおりますが、実際は「アンカンファレンス方式」です。
これを軸に勉強会を開催してきた経験から、皆で小技やアレンジを入れてきた感じです。

「これから勉強会を開いてみたい!」
「毎回準備が大変!もっと楽に運営したい!」

って人に役に立てれば幸いです。

サト研って?

OSCや大忘年会などでLTしたスライドを貼っておきます。
サト研(仮) とは? – OSC 2013 Fukuoka 勉強会勉強会LT #satoken from Garyuten

勉強会を開く時に準備すること

連絡用のツールやSNSの準備

あと付箋紙は必須!

勉強会開催前に決めておくこと

これだけ決めてればだいたいOK。

  • 勉強会の名前
    適当の名前に後ろに「仮」とつけておけばだいたいOK
  • 公式ハッシュタグ

幹事役の大まかな役割

  • 会場押さえ
  • 告知
  • 当日の始めと締め
  • 懇親会

会場押さえの流れ

  1. 開催日を決定する
  2. 場所を押さえる(AIPCafeが埋まってたら他の場所を探す)

サト研は開催当初からAIPcafeを利用させてもらっています。

最近の福岡では数年前に比べて、多くの場所が利用できるようになりました。

この辺はいつかまとめるか、いいまとめ見つけたらリンクします。

AIPcafeの場合

告知の流れ

zussar

Zusaarで告知します。
勉強会用Twitterアカウントを作ってメンバー間で共有しておけば、
幹事役がそのアカウントで登録作業できるので便利です。
個人アカウントでも共同管理人指定もできるのでこちらはお好みで。

  1. 勉強会用TwitterアカウントでZusaarにログイン
  2. 過去のイベントを参考に登録(ほとんどコピペでOK)
  3. 勉強会用MLに通知
  4. Twitter @siteken でURLを流す(できれば開催まで数回)
zussar 管理画面
zussar 管理画面

勉強会用Twitterアカウントでログインしておくと、過去の告知文章をコピペで使いませて便利です。

※勉強会用TwitterアカウントのログインPWの管理は慎重に

当日の始めと締め

※AIPcafeの場合はカード鍵を主要メンバーに借りてください。

準備物

  • 付箋紙
  • レポ用のノートPC

オリエンテーション

メインイメージ

  1. 開始前1-20分前に開場
  2. セッティング(プロジェクターとか付箋とか)
  3. 開始まで人が集まったら名刺交換を促す
  4. 開始時間になったら付箋を配って1お題1枚、名前込みで書いてもらう
    どんな内容でもいいこと、つまらないことでもいいことを、
    過去のお題の例を話しながら、場の空気を作っていく
  5. 司会決めのくじを準備
    flow1
    (ホワイトボードがあればあみだくじ、無ければじゃんけんでもOK)
  6. お題を書いた付箋をボードに張る
  7. 司会決め
    司会に決まった方にバトンタッチ
  8. 司会に付箋の並べ替えで今日の流れを決めてもらう
    flow2
    その間に再び名刺交換など促す
  9. ツイッター 公式ハッシュタグ (サト研では #satoken )の案内
    flow0
  10. 司会の方に自己紹介と適度に休憩を取ること伝えて、後はおまかせ

進行中

  • レポートをリアルタイムにメモ
    • Googleドキュメントを準備して、全員編集で書いてもOK。
  • レポ用の写真を数枚撮影
  • 遅刻者が来たらキリのいい所で司会交代じゃんけん
  • 途中途中、ハッシュタグでツイートしていくことを促す
    (あとでトゥゲッターなどでまとめやすくなる)

◯締め

  • 司会してくれた方に大きな拍手
  • 補足などあれば ハッシュタグ #satoken でつぶやいてもらう案内
  • 懇親会に参加する人数をカウント
    (お店に行くなら手配)
  • 終わりのあいさつ
  • 会場片付け、掃除、撤収

※AIPcafeは現状復帰すること!

  • 1机につき4椅子 ×4
  • 換気扇はつけっぱなしでもOK
  • できればトイレ掃除も軽く行う
  • エアコンは必ず消すこと

懇親会

  • 居酒屋などのお店でなら適当に
  • AIPcafeでなら1人1000円先払いで近所のスーパーに買い出し
    • スーパーは赤坂のハローワーク隣のサニーが便利
    • 買い出しは男性陣中心で。惣菜、お酒のチョイスが男性だけだと偏るので必ず女性を最低一人連れて行くこと

※AIPcafeのゴミ出しについて

燃えるゴミ:一般用ゴミ袋

  • 置いておいてOK(土曜日はゴミ出し日ではないです)

燃えないゴミ:事業者用ゴミ袋

  • 有料 1枚260円利用枚数分、会費から貯金箱(iPad風な箱)に入れること
  • 事業者ゴミは毎日出せます(飲んだ空き缶、ビンは必ず捨てること)
  • ゴミ出し場所:紺屋ビル入口の道路向かいの電柱側

後日のフォローアップ

レポのアーカイブはとても大事です。

サト研レポート
レポのアーカイブができてる/できてないがその勉強会の継続を左右するといっても過言ではないです。
なので告知と同じぐらいパワーを注力してください。
とはいえ、簡単なレポでいいので、その日の内に終わらせるぐらいの気持ちでOK。
リアルタイムにレポを書いていれば、懇親会で美味しいお酒が飲めます。

  • ハッシュタグをおいかけてTogetterにまとめる
  • レポをサイトに公開(写真を数枚載せるだけでもOK)
  • 後日、告知ページへのリンクとかTogetterへのリンクとかちょこちょこ修正

 

でもこんなメモじゃわからないと思うので、
勉強会のやり方を勉強するために勉強会に参加してみるのが一番!

勉強会の情報はFacebookグループ「福岡IT関連勉強会」でまとめられてるのでお気軽にご参加ください。

福岡IT勉強会 Facebookカレンダー
福岡IT勉強会 Facebookカレンダー

またGoogleカレンダー「福岡IT関連勉強会」も公開されています。
こちらを自分のカレンダーに追加しておくこともオススメです。

福岡IT勉強会 Google Calendar
福岡IT勉強会 Google Calendar 

勉強会の運営や開催の流れはここまで。


 

雑感とか

サト研(仮)は僕や他のメンバーがいろんな勉強会に一般参加して、手法とか学ばせてもらったりして、わいわい意見出しあってやってきました。
今度vol.40になるそうです。

僕個人的にはサト研に参加した人が、
「こんなんで勉強会やってもいいんだ」
と思ってもらって、自分達で勉強会をささっと開催できるようになってくれるのが一番嬉しいです。

ここ数年で福岡では誰でも勉強会を気軽に開催できる文化ができた気がします。
たくさん勉強会が開催されるようになったのは大変嬉しいことである反面、
勉強会の運営が主催者一人に重荷になって潰れてしまわないかということをいつも危惧しています。

「こんな勉強会を開催して欲しい」君や
「私の行きたい勉強会がなかなかない」さんに対して、
『ないなら自分で勉強会しちゃえばいいんじゃん』
さらっと言える文化がでてきたなーと感じてます。

勉強会開くのはとても簡単です。そして参加の敷居もとても低いです。
特に福岡は屋台文化なので、学生でも初参加でも初心者でもほとんどがウエルカムです。

ただ、主催者一人に負荷がかからないように、参加する人は善意で開催されてる勉強会メンバーに対しては尊重・感謝の気持ちを持って欲しいです。

できることなら当日だけでもいいのでフォローしてあげてください。
勉強会を開く人がいなくなって困るのは皆さんなのですから。

 

p.s.
こんな話をOSC2012福岡の勉強会勉強会LTしたら、
翌年のOSC2013福岡の勉強会勉強会の登壇者の中に、
「僕は去年の皆さんのLTがきっかけで、自分で勉強会”福岡市西区プログラム勉強会 “を開催しました!」
とLTする人が出てくるという嬉しい出来事がありました。

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